Technische Dokumentation lebt von präziser Sprache. Wer Anleitungen schreibt, gestaltet nicht nur Texte, sondern auch Bedeutungen: Leserinnen und Leser müssen Begriffe schnell erkennen, richtig zuordnen und sicher anwenden können. Eine saubere Terminologie sorgt dafür, dass „das Gleiche“ auch wirklich gleich heißt – und dass ein Begriff nicht stillschweigend mehrere Dinge meint. Dieses Snipbook gliedert die Thematik in einzelne Seiten, damit jede Einheit als kompakter Lern- und Arbeitsbaustein genutzt werden kann.

Ziele und Nutzen im Überblick

·      Eindeutigkeit: Ein Begriff steht für ein klar abgegrenztes Konzept.

·      Konsistenz: Gleiche Dinge werden gleich benannt – über alle Medien hinweg.

·      Effizienz: Redaktions- und Übersetzungsaufwand sinkt durch Standardisierung.

·      Qualität: Weniger Rückfragen, weniger Fehler, bessere Usability.

·      Skalierbarkeit: Terminologie macht modulare Dokumentation und Wiederverwendung stabiler.

Terminologie bezeichnet die Gesamtheit fachsprachlicher Benennungen eines Fachgebiets und die systematische Arbeit an diesen Benennungen. In der technischen Dokumentation ist Terminologie der Werkzeugkasten, um Wissen eindeutig zu kodieren: Begriffe werden erhoben, definiert, festgelegt und konsistent verwendet. Entscheidend ist dabei, dass Terminologie nicht nur aus „Wörtern“ besteht, sondern aus einer Beziehung zwischen Begriff, Benennung und Definition.

Begriff, Benennung, Definition

Ein Begriff ist eine gedankliche Einheit (ein Konzept), zum Beispiel „Not-Halt-Einrichtung“ oder „Benutzerkonto“. Eine Benennung ist das sprachliche Zeichen dafür, also das Wort oder die Wortgruppe, die im Text erscheint. Eine Definition beschreibt den Begriff so, dass er nachvollziehbar abgegrenzt und von ähnlichen Begriffen unterschieden werden kann.

Typische Probleme ohne Terminologie

·      Synonyme ohne Kontrolle: „Knopf“, „Taste“, „Schalter“ wechseln ohne erkennbaren Grund.

·      Mehrdeutigkeit: Ein Begriff wie „Modul“ meint mal Hardware, mal Software, mal Zubehör.

·      UI-Abweichungen: Dokumentation nennt etwas anders als die Benutzeroberfläche.

·      Übersetzungsrisiken: Uneinheitliche Ausgangstexte erzeugen uneinheitliche Zielsprachen.

Terminologie ist wichtig, weil technische Kommunikation in der Praxis unter Zeitdruck und mit unterschiedlichen Vorkenntnissen gelesen wird. Anwender möchten nicht interpretieren, was gemeint sein könnte, sondern müssen zuverlässig verstehen, was zu tun ist. Für Unternehmen ist Terminologie ein Qualitäts- und Effizienzhebel: Sie verringert Supportkosten, beschleunigt Übersetzungen und schafft eine konsistente Produktwahrnehmung. Vor allem aber reduziert sie Risiken – fachlich, organisatorisch und sicherheitsrelevant.

Verständlichkeit und Sicherheit

Eindeutige Begriffe senken die Fehlerrate. Gerade bei Wartung, Inbetriebnahme oder Störungsbehebung kann eine unklare Benennung dazu führen, dass die falsche Komponente bedient wird oder ein Schritt ausgelassen wird. Terminologie schafft hier die Basis für klare Handlungsanweisungen.

Konsistenz über Kanäle hinweg

Produkte kommunizieren über viele Medien: UI-Texte, Handbuch, Onlinehilfe, Serviceunterlagen, Training, Release Notes. Wenn überall andere Wörter verwendet werden, wirkt das Produkt uneinheitlich. Eine Terminologiebasis harmonisiert diese Kanäle – und erleichtert die Wiederverwendung von Inhalten.

Übersetzung und Lokalisierung

Terminologie ist einer der wichtigsten Hebel für Übersetzungsqualität. Wenn Ausgangsbegriffe konsistent und definiert sind, können Übersetzerinnen und Übersetzer verlässlich arbeiten; maschinelle und translation-memory-basierte Prozesse profitieren erheblich. Ohne Terminologie entstehen dagegen „driftende“ Übersetzungen, die in späteren Versionen teuer zu korrigieren sind.

Sinnvolle Terminologiearbeit ist ein Prozess mit klaren Rollen, Regeln und Ergebnissen. Sie startet mit der systematischen Erhebung relevanter Terme, führt über Definition und Festlegung zu einer gepflegten Datenbasis – und wird in Redaktions- und Entwicklungsprozesse integriert. Entscheidend ist, dass Terminologie nicht als Nebenbei-Aufgabe läuft, sondern als wiederkehrende Qualitätsarbeit mit Verantwortlichkeiten.

Grundprinzipien

·      Begriffsorientierung: Nicht Wörter sammeln, sondern Konzepte klären.

·      Zielgruppenorientierung: Benennungen müssen zur Nutzerwelt passen.

·      Verbindlichkeit: Festlegungen gelten für alle Inhalte und Teams.

·      Nachvollziehbarkeit: Entscheidungen werden dokumentiert (Warum dieser Begriff?).

·      Pflege: Terminologie wird versioniert und bei Produktänderungen aktualisiert.

Rollen und Zusammenarbeit

Terminologie ist Teamarbeit. Technische Redaktion, Entwicklung, Produktmanagement, Support und ggf. Übersetzung/Localization sollten beteiligt sein. In der Praxis hilft eine klare Zuordnung: Wer darf neue Begriffe vorschlagen? Wer entscheidet? Wer pflegt die Datenbank? Wer prüft die Anwendung?

Integration in den Redaktionsprozess

Damit Terminologie wirkt, muss sie in den Alltag: Redaktionsleitfäden, Styleguides, Review-Checklisten, Linguistic QA, Terminologieprüfungen und Freigabeprozesse. Je früher Begriffe festgelegt werden (z. B. während UI-Texte entstehen), desto weniger „Schulden“ entstehen später.

Die Termextraktion ist der Startpunkt: relevante Benennungen werden aus Quellenmaterial gesammelt und strukturiert. Ziel ist ein belastbarer Rohbestand, der anschließend begriffsorientiert bereinigt wird. Die Extraktion kann manuell erfolgen (z. B. aus Spezifikationen) oder unterstützt durch Tools, die häufige Nomenphrasen, Mehrwortbenennungen und Kontextbeispiele erkennen.

Quellen für die Extraktion

·      Bestehende Dokumentation (Handbücher, Onlinehilfe, Serviceanleitungen)

·      UI-Texte (Labels, Menüs, Dialoge, Fehlermeldungen)

·      Spezifikationen, Lasten-/Pflichtenhefte

·      Support-Tickets, Knowledge Base, FAQ

·      Interviews mit Expertinnen und Experten

Was wird extrahiert?

·      Produktteile und Komponenten (z. B. „Antriebsmodul“, „Steuergerät“)

·      Funktionen und Prozesse (z. B. „Kalibrierung“, „Selbsttest“)

·      Bedienelemente und Anzeigen (z. B. „Start-Taste“, „Status-LED“)

·      Fehlerzustände (z. B. „Übertemperatur“, „Kommunikationsfehler“)

·      Abkürzungen und Akronyme (z. B. „RPC“, „VPN“, „SPS“)

Ergebnis der Extraktion

·      Das Ergebnis ist eine Liste potenzieller Terme inklusive Kontextstellen. Schon hier lohnt sich eine Markierung von Auffälligkeiten: doppelte Benennungen, widersprüchliche Bedeutungen, Produktnamen vs. generische Begriffe, oder UI-Abweichungen.

Definitionen sind der Kern der Terminologiearbeit: Sie machen aus einer Wortliste ein Wissensmodell. Eine Definition soll eindeutig sein, Abgrenzung leisten und von Fachleuten wie Zielgruppe verstanden werden. Gute Definitionen sind knapp, aber nicht vage – und sie vermeiden „Definitionen durch Beispiel“ oder zirkuläre Formulierungen, bei denen der Begriff im Begriff erklärt wird.

Merkmale guter Definitionen

·      Präzise: benennt wesentliche Merkmale, nicht Nebensächlichkeiten.

·      Abgrenzend: unterscheidet den Begriff von ähnlichen Begriffen.

·      Stabil: bleibt über Produktversionen hinweg möglichst gültig.

·      Zielgruppenpassend: nicht unnötig akademisch, aber fachlich korrekt.

Hilfreiche Definitionstypen

·      Intensionale Definition: Oberbegriff + unterscheidende Merkmale.

·      Extensional: Aufzählung von Unterbegriffen (sparsam nutzen).

·      Funktionsbezogen: nur ergänzend, wenn Funktion zentral ist.

Beispiele

Schlecht: „Ein Sensor ist ein Sensorbauteil zur Sensorik.“ (zirkulär)
Besser: „Sensor: Bauteil, das eine physikalische Größe erfasst und als elektrisches oder digitales Signal bereitstellt.“

Bei der Festlegung wird entschieden, welche Benennung verbindlich ist. Dieser Schritt ist meist der konfliktträchtigste, weil unterschiedliche Teams unterschiedliche Sprachgewohnheiten haben. Ziel ist eine Entscheidung, die fachlich korrekt, nutzerverständlich und langfristig wartbar ist. Wichtig ist, dass Festlegungen dokumentiert werden: Wer hat entschieden, wann und warum?

Kriterien für bevorzugte Benennungen

·      Eindeutigkeit: möglichst keine Mehrdeutigkeiten im Produktkontext.

·      Konsistenz: passt zu UI, Marketing-Constraints und vorhandenen Begriffssystemen.

·      Verständlichkeit: Leser erkennen den Begriff ohne Rätselraten.

·      Normnähe: wenn einschlägige Standards existieren, sind sie ein Orientierungspunkt.

·      Übersetzbarkeit: keine unnötigen Wortspiele oder kulturabhängigen Metaphern.

Umgang mit Synonymen und Varianten

Synonyme werden nicht ignoriert, sondern kontrolliert: Eine Benennung wird als bevorzugt festgelegt, andere erhalten Status wie „zulässig“ oder „nicht verwenden“. So bleibt nachvollziehbar, was im Text stehen darf und was nicht.

Abkürzungen

Abkürzungen sind häufig, aber riskant. Wenn Abkürzungen verwendet werden, sollten sie definiert und konsistent sein. Sinnvoll ist eine Regel: Abkürzung beim ersten Auftreten ausschreiben, sofern Zielgruppe das benötigt, und anschließend die bevorzugte Form konsequent nutzen.

Eine Terminologiedatenbank ist die zentrale Quelle der Wahrheit. Sie verbindet Begriffe, Benennungen, Definitionen und Zusatzinformationen so, dass Redakteurinnen, Entwickler, Support und Übersetzung denselben Stand verwenden. Entscheidend ist weniger das Tool als die Datenqualität: klare Struktur, Statusfelder, Verantwortlichkeiten und regelmäßige Pflege.

Felder, die sich bewährt haben

·      ID: eindeutige Kennung (z. B. TERM-000123)

·      Bevorzugte Benennung: der Standardbegriff

·      Wortart: Nomen, Verb, Adjektiv

·      Definition: eindeutige Begriffsbestimmung

·      Kontext/Beispiel: typischer Satz aus Doku oder UI

·      Zulässige Varianten: alternative Schreibweisen (wenn nötig)

·      Nicht verwenden: Synonyme/Altbegriffe, die vermieden werden sollen

·      Domäne: Produktbereich (z. B. „UI“, „Service“, „Sicherheit“)

·      Status: Entwurf, geprüft, freigegeben, veraltet

·      Quelle: Spec, UI, Norm, Expertengespräch

·      Owner: verantwortliche Person/Team

·      Version/Datum: Änderungsverlauf

Beispieldaten für eine Terminologiedatenbank

Die folgende Liste ist als praxisnahes Beispiel gedacht. Du kannst sie 1:1 in ein Terminologie-Tool übertragen oder als Grundlage für Tabellen in eurem System verwenden.

Datensätze (Beispiele)

TERM-0001 – Not-Halt

Bevorzugte Benennung: Not-Halt

Wortart: Nomen

Definition: Manuelle Sicherheitseinrichtung zum sofortigen Stillsetzen einer gefährlichen Bewegung oder Funktion, um Risiken zu reduzieren.

Kontext: „Betätigen Sie den Not-Halt, wenn eine unmittelbare Gefahr besteht.“

Zulässige Varianten: Not-Halt-Taster (nur wenn physisches Bedienelement gemeint ist)

Nicht verwenden: Not-Aus (wenn im Produkt die Funktion und Beschriftung „Not-Halt“ lautet)

Domäne: Sicherheit

Status: freigegeben

Quelle: Sicherheitskonzept / UI-Beschriftung

Owner: Safety Engineering

TERM-0002 – Start-Taste

Bevorzugte Benennung: Start-Taste

Wortart: Nomen

Definition: Bedienelement, mit dem ein definierter Startvorgang ausgelöst wird (z. B. Programmstart, Zyklusstart).

Kontext: „Drücken Sie die Start-Taste, um den Automatikbetrieb zu beginnen.“

Zulässige Varianten: Start (nur als UI-Label, wenn exakt so beschriftet)

Nicht verwenden: Startknopf, Startschalter

Domäne: Bedienung

Status: geprüft

Quelle: UI / Bedienkonzept

Owner: Technische Redaktion

TERM-0003 – Benutzerkonto

Bevorzugte Benennung: Benutzerkonto

Wortart: Nomen

Definition: Datensatz, der einem Benutzer eine Identität und definierte Berechtigungen im System zuweist.

Kontext: „Erstellen Sie ein Benutzerkonto für Wartungspersonal.“

Zulässige Varianten: Konto (nur wenn Kontext eindeutig ist)

Nicht verwenden: User, Account (wenn die deutsche UI verwendet wird)

Domäne: Administration

Status: freigegeben

Quelle: UI / Rollen- und Rechtemodell

Owner: Produktmanagement

TERM-0004 – Kalibrierung

Bevorzugte Benennung: Kalibrierung

Wortart: Nomen

Definition: Verfahren zum Bestimmen und Dokumentieren der Abweichung eines Messsystems gegenüber einer Referenz unter definierten Bedingungen.

Kontext: „Führen Sie die Kalibrierung nach dem Austausch des Sensors durch.“

Zulässige Varianten: —

Nicht verwenden: Justierung (wenn damit im Produkt ein anderer Vorgang gemeint ist)

Domäne: Service

Status: Entwurf

Quelle: Servicehandbuch / Expertengespräch

Owner: Service Engineering

TERM-0005 – Modul (Softwaremodul)

Bevorzugte Benennung: Softwaremodul

Wortart: Nomen

Definition: Abgegrenzte Softwareeinheit mit klarer Schnittstelle, die eine Teilfunktion des Systems bereitstellt.

Kontext: „Aktivieren Sie das Softwaremodul ‘Diagnose’, um erweiterte Tests auszuführen.“

Zulässige Varianten: Modul (nur innerhalb der Softwaredomäne und nach Definitionseinführung)

Nicht verwenden: Baugruppe (wenn Hardware gemeint ist)

Domäne: Software

Status: geprüft

Quelle: Architekturdokumentation

Owner: Software Engineering

TERM-0006 – Baugruppe (Hardwarebaugruppe)

Bevorzugte Benennung: Baugruppe

Wortart: Nomen

Definition: Zusammengefasste Hardwareeinheit, die aus mehreren Komponenten besteht und als austauschbare Einheit behandelt wird.

Kontext: „Tauschen Sie die Baugruppe nur im spannungsfreien Zustand aus.“

Zulässige Varianten: Hardwarebaugruppe

Nicht verwenden: Modul (wenn dadurch Verwechslung mit Softwaremodul entsteht)

Domäne: Hardware

Status: freigegeben

Quelle: Ersatzteilkatalog / Servicekonzept

Owner: Hardware Engineering

Hinweis zur Nutzung im Snipbook

Wenn du diese Beispieldaten als echte „Datenbankseite“ im Snipbook nutzen willst, kannst du pro Term eine eigene Seite machen (also pro TERM-XXXX ein eigenes <h1>). Alternativ kann diese Seite als Referenz- und Musterseite dienen, auf die du später mit konkreten Projektdaten aufbaust.

Missverständnisse entstehen selten durch „unfähige Leser“, sondern fast immer durch uneindeutige Sprache. Terminologiearbeit macht solche Unschärfen sichtbar und verhindert, dass sie sich über Jahre in Textbausteinen, Übersetzungen und Supportartikeln fortpflanzen. Die folgenden Beispiele zeigen typische Fehlerbilder – und wie man sie terminologisch entschärft.

Gleicher Begriff, unterschiedliche Bedeutung

Problem: „Modul“ bezeichnet in einem Dokument eine Softwarefunktion, im nächsten Dokument eine Hardwareeinheit.
Folge: Anwender suchen am Gerät nach etwas, das nur in der Software existiert – oder umgekehrt.
Lösung: Begriffe differenzieren und festlegen: „Softwaremodul“ vs. „Baugruppe“ (oder „Hardwaremodul“), jeweils mit Definition.

Unterschiedliche Begriffe, gleiche Bedeutung

Problem: „Startknopf“, „Startschalter“, „Start-Taste“ meinen dasselbe Bedienelement.
Folge: Leser zweifeln, ob verschiedene Elemente gemeint sind; Übersetzung wird inkonsistent.
Lösung: Eine Benennung festlegen („Start-Taste“), Varianten als „nicht verwenden“ markieren.

UI und Dokumentation sprechen verschieden

Problem: UI sagt „Aktualisieren“, Dokumentation sagt „Update ausführen“.
Folge: Anwender finden den Menüpunkt nicht; Supportaufwand steigt.
Lösung: UI-String als bevorzugte Benennung übernehmen oder bewusst abweichende Benennung definieren (mit Verweis/Erklärung).

Abkürzungen ohne Einordnung

Problem: „Führen Sie RPC aus“ – ohne vorherige Auflösung oder Zielgruppenpassung.
Folge: Unverständnis bei Einsteigern; falsche Bedienung.
Lösung: Abkürzung definieren und ggf. ausschreiben („Remote Procedure Call (RPC)“) oder Zielgruppenregel festlegen.

Terminologie ist ein tragendes Fundament, aber sie ersetzt nicht die übrigen Disziplinen guter technischer Dokumentation. Selbst die beste Begriffsarbeit hilft wenig, wenn Inhalte schlecht strukturiert sind, Schritte unvollständig bleiben oder Zielgruppenbedürfnisse ignoriert werden. Umgekehrt kann gute Struktur viel retten – aber ohne Terminologie bleibt sie fragil: Begriffe driften, Übersetzungen zerfasern, und Wiederverwendung wird riskant.

Was außerdem zählt

·      Informationsarchitektur: Inhalte finden, verstehen, wiederfinden.

·      Prozedurenqualität: vollständige, testbare Schritte mit klaren Ergebnissen.

·      Visualisierung: Abbildungen, Markierungen, konsistente UI-Referenzen.

·      Redaktionsregeln: Styleguide, Schreibregeln, Lektorats- und Reviewprozesse.

·      Feedbackschleifen: Supportdaten und Nutzerfeedback fließen zurück in die Doku.

Pragmatisches Fazit

Terminologiearbeit lohnt sich besonders dort, wo Komplexität, Sicherheitsanforderungen, Übersetzung oder Produktvarianten zunehmen. Sie ist am wirksamsten, wenn sie nicht als einmalige Aufräumaktion, sondern als kontinuierlicher Prozess verstanden wird: kleine, klare Festlegungen – konsequent angewendet – und regelmäßig gepflegt.